comments 3

วิธีตั้งหน้ากระดาษต่างรูปแบบใน MS Word

วิธีการแยกระบบหน้าใน Word นะครับ พอดีต้องใช้เลยเอามาโพสให้ดู เผื่อมีประโยชน์ หากเราต้องการให้ในเอกสารของเรามีการเรียงหน้าทั้งแบบอราบิค และแบบโรมัน หรือแบบอื่นๆอยู่ด้วยกัน วิธีก็คือใช้ Page Section ครับ (หากไม่แบ่ง Section จะไม่สามารถใช้เลขสองระบบ หรือสองส่วนแยกจากกันได้) ทำตามข้างล่างนี่เลยละกัน

อย่างแรกเลยคือเตรียมเอกสารไว้ก่อน จะมีกี่ส่วนที่ต้องการจะแบ่งก็แล้วแต่ครับ

สิ่งที่ผมอยากให้ทำเวลาเราจัดรูปแบบเอกสารคือ เราควรจะเปิดโชว์ paragraph mark เอาไว้ครับ ซึ่งจะทำให้เราดูโครงสร้างของเอกสารเราได้ง่ายยิ่งขึ้น รู้ว่าตรงไหนที่เราขึ้นพารากราฟใหม่โดยไม่จำเป็น ตรงไหนที่เราย่อหน้าบ้าง

มาถึงขั้นตอนการแบ่ง section ในกรณีนี้ผมต้องการแบ่ง Section 2 ออกจาก Section 1 โดยให้ Section 1 ใช้ระบบเลขโรมัน ส่วน Section 2 ใช้ระบบเลขอาราบิค ให้นำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ที่ท้ายพารากราฟสุดท้ายของ Section 1 ครับ

ที่เมนู Page Layout (ตรงนี้แต่ละเวอร์ชั่นคงไม่เหมือนกัน) เลือก Breaks > Section Breaks > Next Page (เราสามารถแบ่งได้หลายแบบครับ แต่ในกรณีนี้ใช้ Next Page)

ในท้ายพารากราฟสุดท้ายของ Section 1 ก็จะมีคำว่า Section Break (Next Page) ขึ้นมาตามภาพครับ ตรงนี้ถ้าไม่ได้เปิด paragraph mark ไว้ก็จะมองไม่เห็น

ต่อไปเป็นขั้นตอนการใส่เลขในแต่ละหน้านะครับ ให้ไปที่เมนู insert > page number ผมเลือก Top of Page ด้านขวามือ

โปรแกรมจะเปิด Header และเรียงเลขให้เราอัตโนมัติ เรียงตามลำดับ สังเกตว่าที่ Header จะมีการแบ่งด้วยว่าเป็น Header ของ Section 1

หลังจากนั้นผมต้องการเปลี่ยนจากเลขอาราบิคใน Section 1 เป็นเลขโรมัน ให้ไฮไลทที่เลขหน้าจากนั้นคลิกขวาเลืกอ Format Page Number หลังจากนั้นผมเลือกเป็นเลขโรมันตัวใหญ่

ในขั้นตอนนี้ Section 1 เปลี่ยนเป็นระบบเลขโรมันแล้วคือ I

ในส่วนของ Section 2 ยังคงเป็นระบบเลขอาราบิคเช่นเดิม แต่ขึ้นต้นด้วยเลข 4 ซึ่งในที่นี้เราต้องการให้ขึ้นต้นด้วยเลข 1

ให้ไฮไลท์ที่เลขหน้าของ Section 2 จากนั้นคลิกขวาเลือก Page Number Format ใส่ส่วน Page numbering ให้เราเลือก Start at และเลือกเลขหน้าที่เราต้องการให้เป็นเลขแรก ซึ่งในกรณีนี้คือ 1

Section 2 หน้าถูกเริ่มนับจากเลข 1 ผมออกจากโหมตแก้ไข Header และ Footer และปิด paragraph mark ออกมาก็ได้ตามภาพครับ

คิดว่าไม่น่าจะยาก และไม่น่าจะมีปัญหานะครับ โปรแกรมเอกสารอย่าง word หรือโปรแกรมออกแบบระดับอื่นไม่ว่าจะเป็น Indesign หรืออะไรก็แล้วแต่ ล้วนแล้วแต่มีระบบของตัวมันเอง หากเราต้องการจัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพแล้ว จำเป็นต้องทำตามระบบที่เค้าวางไว้ให้ครับ เช่น paragraph style หรือ character style หรือเครื่องมืออัตโนมัติอื่นๆไม่ว่าจะเป็น table หรือ index ถ้าเราเลือกที่จะพิมพ์เองแบบ manual จริงอยู่ที่ว่าอาจจะไม่ยุ่งยาก แต่พอถึงเวลาที่ต้องแก้ไข หรือทำงานร่วมกับคนอื่น (ที่เค้าทำเป็น) มันก็จะมีปัญหามากพอสมควรครับ

หากต้องการดูตัวอย่างโหลดเอกสารนี้ไปดูเป็นตัวอย่างก็ได้ครับ download

3 Comments

Leave a Reply